Bogna KRYSZTOFIK
Anna UNIEJEWSKA
Irena RZOŃCA
Biblioteka Główna i Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej
Politechniki Wrocławskiej

Narzędzia wspomagające zarządzanie zbiorami

Podejmowanie trafnych decyzji w zakresie zarządzania zbiorami nie jest możliwe bez posiadania dostępu do odpowiednich zasobów informacji. Im jakość i dostępność informacji lepsza, tym efektywność zarządzania wyższa, decyzje są przemyślane i wytyczają kierunek działania na przyszłość. Nowoczesne zintegrowane komputerowe systemy biblioteczne usprawniają podstawowe - często żmudne - czynności biblioteczne. Rejestrując równocześnie dane o procesach gromadzenia, opracowania czy udostępniania, mogą generować informacje będące punktem wyjścia do podejmowania decyzji o zarządzaniu zbiorami. Raz zapisana informacja w rekordzie może być wielokrotnie wykorzystywana w wielu modułach systemu przy zastosowaniu odpowiednich programów komputerowych, np. raporty statystyczne ukazujące stopień i częstotliwość wykorzystania zbiorów, służą optymalizacji zasobu. Aby informacja mogła być podstawą do podejmowania decyzji, musi mieć pewne cechy. Nie powinna zawierać błędów i pomyłek, powinna pochodzić z wiarygodnego źródła. Na informację nie można długo czekać, musi być szybko uzyskana i aktualna. Powinna zawierać bieżące dane po wprowadzeniu wszystkich korekt, czyli być kompletna i szczegółowa. Ważna jest również forma prezentacji, która w dużym stopniu determinuje szybkość oraz sposób przetwarzania i wykorzystania posiadanych.

Zbiory, oprócz pracowników i pomieszczeń, są najważniejszym elementem wchodzącym w skład pojęcia "biblioteka". Księgozbiór decyduje o profilu biblioteki, a stopień zadowolenia użytkowników z zaspokojonych potrzeb przesądza o jej sukcesie. Dobór zbiorów jest uwarunkowany znajomością potrzeb czytelników, które wynikają z programu nauczania i badań naukowych prowadzonych na uczelni, wspartych wiedzą o aktualnych tendencjach rozwoju dyscyplin naukowych. Ważny jest też fakt archiwizowania dorobku piśmienniczego nauki i kultury dla przyszłych pokoleń.

Model gromadzenia przyjęty przed laty w Bibliotece Politechniki Wrocławskiej opiera się na centralnym zakupie literatury naukowej przez Bibliotekę Główną dla wszystkich bibliotek systemu biblioteczno-informacyjnego (za wyjątkiem bibliotek zamiejscowych ośrodków dydaktycznych). Zakupiony księgozbiór zarejestrowany w katalogu centralnym jest własnością Biblioteki Głównej, a biblioteki systemu otrzymują go w depozyt. Przyjęty sposób nadawania sygnatury (jednolita dla wszystkich bibliotek, na lokalizację zbioru wskazuje oznaczenie literowe lub jego brak), umożliwia łatwą identyfikację tytułu w bibliotekach. Pozwala to na prowadzenie kontroli i właściwą opiekę nad zbiorami, przeprowadzanie skontrów i selekcji, za które Biblioteka Główna jest odpowiedzialna merytorycznie. W Sekcji Kontroli i Aktualizacji Zbiorów dla poszczególnych bibliotek drukuje się inwentarze zbiorów czy wykazy książek przeznaczonych do selekcji, pozwalające na przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji, skrócenie czasu selekcji.

Selekcja księgozbioru stanowiąca nieodłączną część polityki gromadzenia jest bardzo ważnym elementem zarządzania zbiorami, równie ważnym jak gromadzenie, nadaje bowiem zbiorom określony kształt. W Bibliotece Głównej Politechniki Wrocławskiej od lat jest prowadzona w sposób ciągły i planowy. Zjawisko selekcji nasiliło się w bibliotekach sieci w związku ze zmianą struktury biblioteczno-informacyjnej. Biblioteki ulegały przekształceniom, łączeniu, likwidacji. Proces reorganizacji struktury polega na tworzeniu dużych bibliotek dziedzinowo-dydaktycznych związanych z wydziałami. Liczba bibliotek wydziałowych od roku akademickiego 2000/2001 wzrosła z 6 do 9, a bibliotek instytutowych obecnie zmalała z 18 do 6.

Wskutek łączenia lub podziału zbiorów i - co się z tym wiąże - ich przemieszczania, zostały wymuszone w bibliotekach selekcje. Zmienione warunki lokalowe w bibliotekach, określone na nowo potrzeby użytkowników, dokonana analiza wykorzystania zbiorów sprawiły, że gromadzone z dużą pieczołowitością księgozbiory bibliotek trzeba było przebudować. Przeprowadzanie selekcji zbiorów w bibliotekach odbywa się w ścisłej współpracy z Biblioteką Główną. Usuwając publikacje zdezaktualizowane, zniszczone, zdekompletowane, zbędne, nieczytane, kształtujemy księgozbiór tak, aby jak najbardziej odpowiadał potrzebom czytelników. Utrzymując aktualność zbiorów, pamiętamy jednocześnie o zabezpieczeniu piśmiennictwa retrospektywnego dla potrzeb obecnych i przyszłych użytkowników (zachowanie jednego egzemplarza każdego tytułu zgromadzonego w bibliotece).

Selekcja to także wymierne korzyści ekonomiczne i praktyczne, takie jak:

• ograniczenie wydatków na oprawę i konserwację zbiorów,
• ograniczenie kosztów związanych z magazynowaniem w bibliotece zbiorów rzadko lub niewykorzystywanych,
• polepszenie warunków dla organizacji zbiorów poprzez uzyskanie miejsca, łatwiejszy dostęp do zbiorów rzadko używanych, porządkowanie księgozbioru,
• kwalifikowanie zniszczonych, ale potrzebnych pozycji do konserwacji czy digitalizacji,
• wskazywanie ubytków koniecznych do uzupełnienia,
• ułatwienie retrokonwersji opisów z tradycyjnego katalogu bibliotecznego.

Selekcja nie jest zadaniem łatwym i prostym. Wymaga dokonania wielu czynności, poczynając od wytypowania tytułu, a kończąc na znalezieniu bibliotek lub osób, które mogłyby być jeszcze zainteresowane wycofanymi tytułami. W optymalizacji prac związanych z selekcją zbiorów pomagają narzędzia, inaczej mówiąc - raporty, tworzone w bibliotece przy współpracy z informatykiem Oddziału Automatyzacji Przetwarzania Informacji Naukowej Biblioteki Głównej i OINT Politechniki Wrocławskiej na bazie danych wprowadzonych m.in. do formularza egzemplarza w systemie bibliotecznym ALEPH.

Są to następujące raporty:

• lista egzemplarzy dla sygnatury,
• lista egzemplarzy wypożyczonych dla sygnatury,
• lista egzemplarzy niewykorzystywanych,
• wykaz książek wyselekcjonowanych.

Lista egzemplarzy dla sygnatury.

Lista egzemplarzy dla sygnatury to kompendium wiedzy na temat egzemplarzy określonego wydania tytułu. Oprócz podstawowych danych widać na niej:

• liczbę dostępnych egzemplarzy w Bibliotece Głównej i bibliotekach sieci,
• czas wprowadzenia książki do zbiorów (akcesja),
• sygnaturę książki z retrokonwersji (stara sygnatura),
• liczbę już usuniętych egzemplarzy ze zbiorów wraz z przyczynami (numer protokołu, typ braku),
• częstotliwość udostępnień w czytelni i wypożyczeń w Bibliotece Głównej i dwóch bibliotekach sieci pracujących w systemie ALEPH,
• chwilowy brak książki na półce oznaczony symbolem BC (wraz z licznikiem), pojawiający się wraz z innymi informacjami w rubryce status opracowania,
• liczbę dostępnych i wypożyczonych egzemplarzy w podsumowaniu listy, z rozbiciem na poszczególne biblioteki.

Lista ta to historia konkretnej książki w bibliotece, pokazująca, czy decyzja o zakupie takiej liczby egzemplarzy była słuszna, jak długo tytuł był w obiegu czytelniczym, kiedy zdecydowano o wycofaniu książki ze zbiorów. Aby te informacje mogły być wykorzystane w pełni, wszystkie biblioteki systemu powinny pracować w ALEPH-ie.

Lista egzemplarzy wypożyczonych dla sygnatury.

Lista wypożyczeń pokazuje terminy zwrotu wypożyczonych książek. Informuje, czy mamy szansę na zwrot książek. Informacja ta jest istotna przy redukcji liczby egzemplarzy danego tytułu.

Lista egzemplarzy niewykorzystywanych.

Lista ta to zestawienie tytułów całkowicie "niechodliwych" i tych, z których część egzemplarzy nie jest wypożyczana. Na jej podstawie typuje się wydawnictwa do selekcji. Listę możemy "wywoływać" dla roku lub lat wprowadzenia książek do zbiorów, a także dla konkretnej lokalizacji zbiorów.

Wykaz książek wyselekcjonowanych

Wykaz ten możemy wydrukować natychmiast po wprowadzeniu w formularzu typu braku statusu niedostępności egzemplarza odpowiedniego dla danego typu braku. Automatyczne sporządzanie wykazów stanowi ogromną oszczędność czasu, ponieważ eliminuje manualne pisanie oraz błędy przy wprowadzaniu danych. Umożliwia bieżącą korektę, dopisanie danego łamania bez wykreślania z wykazu czy tworzenia aneksu. Sumuje również wartość inwentarzową zbiorów, ważną w rozliczeniach z Księgowością Materiałową Uczelni. Wykazy sporządzone tematycznie po zakończeniu wyboru egzemplarzy do usunięcia ze zbiorów są od razu gotowe do przedstawienia pracownikom naukowym, specjalistom różnych dziedzin, którzy uczestniczą w pracach komisji selekcyjnych na prawach członka komisji lub eksperta, i udostępnione bibliotekom do przeglądu. Książki wybrane z wykazu przez biblioteki zmieniają swoją lokalizację. Ujmuje się je w raporcie "Zmiana lokalizacji" razem z innymi książkami przekazywanymi między bibliotekami.

Badanie częstotliwości wykorzystywania książek pozwala na zmianę ich lokalizacji w Bibliotece Głównej między czytelnią a magazynem i odwrotnie lub też przesunięcie do magazynu książek rzadziej wykorzystywanych. Jest to możliwe dzięki temu, że w Bibliotece Głównej nie ma wolnego dostępu do zbiorów lektoryjnych. Wszystkie zamówienia do czytelni rejestruje system. Ilość zamówień na poszczególne książki wskazuje na zainteresowanie konkretnymi tytułami. Korzystając z raportów zerowego wykorzystywania książek, jak i maksymalnego ich wykorzystania, oprócz zmiany lokalizacji możemy typować tytuły do odkupienia przez czytelników w zamian za książki zagubione, podejmować decyzję o "ulektoryjnieniu" dodatkowych egzemplarzy tytułu lub o digitalizacji. Podczas analizy częstotliwości wypożyczonych zbiorów do czytelni i na zewnątrz biblioteki zwróciła uwagę grupa tytułów wydanych w Politechnice Wrocławskiej jako skrypty. Wydawnictwa te ciągle polecane przez wykładowców nie są dostępne w wystarczającej liczbie w bibliotece i nie można już ich kupić. Autorzy skryptów są pracownikami uczelni i wielu z nich (chociaż nie wszyscy, do których się zwróciliśmy), wyraziło zgodę na zeskanowanie materiału i umieszczenie tekstu na serwerze Biblioteki Głównej. Użytkownicy mogą w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca korzystać ze skryptów umieszczonych w Bibliotece Cyfrowej. Biblioteka nie ponosi kosztów na naprawę zaczytanych materiałów, a także na przechowywanie dodatkowych egzemplarzy.

Wymienione wyżej raporty nie są jedynymi raportami wykorzystywanymi w bibliotece. Każdy oddział ma raporty dostosowane do potrzeb swojej pracy. W Sekcji Kontroli i Aktualizacji Zbiorów są jeszcze między innymi raporty kontrolujące poprawność wprowadzenia danych do formularza egzemplarza, ponieważ ALEPH nie blokuje danych, które nie mogą ulec zmianie. Wszystkie raporty pozwalają na oszczędność czasu, szybkie uzyskiwanie informacji, zmniejszenie uciążliwości niektórych prac, redukcję liczby osób zajmujących się daną pracą, niosą więc ze sobą wymierne korzyści. Opracowuje się założenia do kolejnych raportów ułatwiających zarządzanie zbiorami. Ważne, aby kolejne nowo powstające biblioteki wydziałowe pracowały w ALEPH-ie i miały możliwość dostępu do zgromadzonych zbiorów.

Bibliografia

1. SKOCZYŃSKI, B. Modele selekcji zbiorów bibliotek uniwersalnych. Biblioteka 1997, nr 1, s. 49-57.

2. WOJCIECHOWSKI, J. Z problemów organizacji zasobów bibliotecznych. Przegląd Biblioteczny 1998, nr 1, s. 5-14.

3. WOJCIECHOWSKI, J. Organizacja i zarządzanie zbiorami w bibliotekach. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 1997. ISBN 83- 011-243-26.