Krystyna MIELCAREK
Ewa ZYSEK-NOCKOWSKA
Biblioteka Wydziału Informatyki i Zarządzania
Politechniki Wrocławskiej

Model gromadzenia i organizacji dostępu do źródeł informacji na przykładzie Biblioteki Wydziału Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej

Biblioteka naukowa jest organizacją związaną ze strukturą uczelni. Celem działalności tego typu biblioteki jest realizowanie celów uczelni, czyli wspieranie i współuczestnictwo w działalności akademickiej naukowej i badawczej oraz wypełnianiu zadań statutowych. Jest ona zapleczem naukowym, badawczym dla studentów i pracowników, którzy nabywają wiadomości potrzebnych do rzetelnej realizacji pracy naukowej oraz zawodowej.

W wyniku zmian zachodzących w szkolnictwie wyższym (rosnąca liczba studentów, nowa ustawa o szkolnictwie wyższym z 1991 roku, nowe kierunki i formy dydaktyki, nowe technologie informacyjne, zmiana finansowania) od paru lat przeprowadza się na Politechnice Wrocławskiej restrukturyzację sieci biblioteczno-informacyjnej^[1]. Dotychczasowy system oparty na funkcjonowaniu wielu małych bibliotek instytutowych, podporządkowanych instytutom (przeznaczonych dla pracowników) i bibliotek wydziałowych, podległych Bibliotece Głównej (obsługujących głównie studentów), w warunkach powszechnego dążenia do globalizacji nie sprawdził się. Wobec braku perspektyw powstania w najbliższym czasie nowego budynku dla Biblioteki Głównej Politechniki Wrocławskiej ideą przeprowadzanych zmian stało się stworzenie dużych bibliotek wydziałowych, które przejęłyby ciężar obsługi dużej liczby użytkowników (pracowników i studentów). Biblioteki te posiadają charakter bibliotek dziedzinowych, skupiając w jednym miejscu wszystkie zbiory z dyscyplin naukowych reprezentowanych przez wydział. Biblioteka wydziałowa stała się integralną jednostką wydziału, podległą organizacyjnie dziekanowi, który decyduje o jej kształcie. Dziekan zapewnia pomieszczenia, wyposażenie, od niego zależy liczba etatów w bibliotece i środki na bieżące jej utrzymanie. Natomiast nadzór merytoryczny nad bibliotekami wydziałowymi sprawuje nadal Biblioteka Główna, która ustala ogólne zasady zarządzania i kontroli finansowanych przez nią zbiorów.

Wprowadzone zmiany systemu bibliotecznego, oprócz oszczędności wynikających z koncentracji bazy, stworzyły większą więź biblioteki z wydziałem, z jego działalnością dydaktyczną i naukową. Biblioteka jest wizytówką wydziału, ważnym elementem jego oceny w procesie kategoryzacji jednostek naukowych i uzyskania praw do nadawania stopni naukowych.

W ramach przeprowadzanych zmian, w lipcu 2001 roku powstała Biblioteka Wydziału Informatyki i Zarządzania^[2]. Stworzono ją poprzez połączenie trzech bibliotek - dwóch należących dotychczas do jednostek wchodzących w skład wydziałów: Biblioteki Instytutu Organizacji i Zarządzania oraz Biblioteki Zakładu Informatyki, a także Biblioteki Studium Nauk Humanistycznych, która do 2000 roku była związana z Wydziałem Informatyki i Zarządzania jako Biblioteka Instytutu Nauk Społecznych. Zbiory tej ostatniej tematycznie w dużym stopniu pokrywały się ze zbiorami Biblioteki Instytutu Organizacji i Zarządzania. Największym problemem tych bibliotek był brak miejsca uniemożliwiający prowadzenie prawidłowej polityki gromadzenia.

Polityka gromadzenia zbiorów jest częścią procesu zarządzania biblioteką. Wymusza ona zmiany zarówno w zakresie organizacji pracy, jak i funkcjonowania placówki. Pomimo krótkiego okresu istnienia biblioteki, przyjęty model gromadzenia zbiorów zaczyna odnosić sukces, który mierzy się rosnącą liczbą czytelników korzystających z naszych zasobów. Strategia gromadzenia zbiorów Biblioteki Wydziału Informatyki i Zarządzania oparta została na analizie wzajemnie na siebie oddziaływujących elementów:

• modułu czytelnika,
• modułu procesów wewnętrznych,
• modułu finansów,
• modułu wiedzy i rozwoju^[3].

Moduł czytelnika

Cała działalność biblioteki jest nastawiona na dążenie do maksymalnego zaspokojenia potrzeb naukowych i badawczych użytkowników, ich zadowolenia wynikającego z uzyskania potrzebnej wiedzy oraz zapewnienia jak najbardziej efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów. Głównymi odbiorcami usług bibliotecznych są studenci, pracownicy naukowo-dydaktyczni i doktoranci. Dokładna znajomość ich zróżnicowanych potrzeb jest najważniejszym elementem strategii gromadzenia.

Szczegółową segmentację poszczególnych grup użytkowników i ich oczekiwania wobec bibliotek przedstawia poniższa tabela:

Tab. 1. Struktura użytkowników Biblioteki Wydziału Informatyki i Zarządzania.

Tak duża różnorodność użytkowników i ich potrzeb musi rodzić szereg problemów, które trzeba uwzględnić w procesie gromadzenia.

W nowej polityce gromadzenia zbiorów w Bibliotece Wydziału Informatyki i Zarządzania zdecydowano się na zmniejszenie liczby egzemplarzy (od jednego do czterech) na rzecz zakupu większej liczby tytułów. Naszym dążeniem stało się umożliwienie czytelnikom dostępu do jak największej liczby tytułów, które ukazały się na rynku z danej dziedziny. Ograniczenia finansowe wymuszają na nas dokonywanie pewnej selekcji, przeprowadzanej w oparciu o długoletnie doświadczenie, w której uwzględnia się rangę wydawnictwa, rangę ośrodka naukowego, nazwisko autora lub redaktora, rodzaj publikacji (monografia, materiały konferencyjne itp.). Mamy nadzieję, że powstająca biblioteka wirtualna dzięki swobodnemu dostępowi do e-zasobów rozwiąże w przyszłości problem liczby egzemplarzy, zwłaszcza podręczników i skryptów wydawanych przez pracowników Politechniki. Biblioteka nie gromadzi książek z nauk podstawowych, jak np. matematyki, fizyki. Książki z tych dziedzin kupuje i udostępnia Biblioteka Główna, dzięki temu wspólnie oszczędzamy środki finansowe na zbiory, nie dublujemy tych samych pozycji. Koncentrując się na gromadzeniu zbiorów z określonych dziedzin, pozostałym poświęcamy mniej uwagi.

Ważną rolę w naszej bibliotece spełnia wypożyczalnia międzybiblioteczna, która pomaga dotrzeć pracownikom naukowym i doktorantom do niedostępnej u nas literatury, szczególnie obcojęzycznej.

Na zadowolenie czytelników wpływają nie tylko same zasoby biblioteki, ale także zasady ich udostępniania. Ograniczenie liczby nabywanych tytułów spowodowało zmianę reguł udostępniania, czyli zwiększenie prezencyjnej formy udostępniania zbiorów, stworzenie wolnego dostępu do księgozbioru oraz zastosowanie krótkich terminów wypożyczeń. Wiąże się to ze zwiększonym nakładem pracy bibliotekarzy wynikającym z większej rotacji wypożyczanych książek, obsługi czytelni z wolnym dostępem do zbiorów, a co za tym idzie - z koniecznością zabezpieczenia i oznakowania książek dostępnych w czytelni (wolny dostęp do półek wymusił automatycznie ochronę zbiorów poprzez zastosowanie zabezpieczeń i montaż bramki kontrolnej).

Wprowadzony w ubiegłym roku w bibliotece (marzec 2004) komputerowy system obsługi czytelników ALEPH uprościł procedury dostępu do zbiorów i skrócił czas dotarcia książki z półki do czytelnika. Dzięki centralnemu katalogowi czytelnik uzyskuje informacje o lokalizacji książki oraz o tym, czy dana pozycja jest dostępna do wypożyczenia, czy tylko można do niej dotrzeć na miejscu w czytelni. W katalogu komputerowym przy statusie książki lektoryjnej podawana jest również kolekcja, dzięki czemu czytelnik może łatwo wyszukać konkretną pozycję. System generuje również monity, które przypominają czytelnikowi o terminie zwrotu książki, jak również nalicza należność za nieterminowy zwrot. Prowadzi także statystykę, która obrazuje wykorzystanie zbiorów.

Dla czytelnika istotna jest nie tylko jakość księgozbioru, ale także warunki jego udostępniania. W nowo powstałej Bibliotece Wydziału Informatyki i Zarządzania studenci i pracownicy mogą korzystać z dużej, przestronnej czytelni, wyposażonej w stanowiska komputerowe oraz stanowiska umożliwiające dostęp do sieci z własnego sprzętu komputerowego (laptopów). Pozwalają one czytelnikom korzystać zarówno z e-zasobów (baz danych, czasopism i książek elektronicznych, Internetu), jak i płyt CD dołączanych do wielu czasopism i książek.

W czytelni użytkownicy mają zapewniony swobodny dostęp do części księgozbioru (lektorium), który ułożono w układzie działowym (kolekcja), a w obrębie każdego działu sygnaturowo. Kolekcja odzwierciedla w zasadzie przedmioty wykładane na wydziale, co bardzo ułatwia znalezienie czytelnikom literatury na dany temat - 70 działów zgrupowano w pięciu blokach tematycznych. Obecna struktura książek lektoryjnych przedstawia się następująco:

Rys.1. Struktura książek lektoryjnych.

Moduł procesów wewnętrznych

Podstawą modułu "procesy wewnętrzne" jest informacja pomiędzy poszczególnymi wzajemnie oddziałującymi na siebie ogniwami procesu gromadzenia. Najprościej relacje te można przedstawić jako:

RYNEK WYDAWNICZY		BIBLIOTEKA		CZYTELNICY

Parę lat temu gromadzenie książek było proste i odbywało się głównie na podstawie Zapowiedzi Wydawniczych i Wiadomości Ośrodka Rozpowszechniania PAN. Oba te źródła w zasadzie dawały pewność, że żadna ważna pozycja wydawnicza nie została pominięta. Obecnie rynek wydawniczy, zwłaszcza jego segment dotyczący naszego profilu gromadzenia, tj. szeroko rozumianego zarządzania, prawa, informatyki, jest tak rozbudowany, że nie zawsze można dotrzeć do cennej literatury. Na szczęście, oprócz tradycyjnych form informowania o nowych pozycjach, bardzo pomocne są nowe technologie informacyjne, zwłaszcza Internet, dzięki któremu na bieżąco możemy śledzić ofertę poszczególnych wydawnictw. Działania marketingowe wydawców powodują, że oni sami zabiegają o klientów, stosując urozmaicone formy aktywnego marketingu bezpośredniego^[5]. Otrzymujemy pocztą lub przez Internet różnego rodzaju katalogi, formularze zamówień na konkretne książki czy czasopisma. Jesteśmy zapraszani do Biblioteki Głównej, w której możemy zapoznać się z egzemplarzami okazowymi oferowanymi przez poszczególne wydawnictwa. W szerszym wymiarze tę funkcje pełnią także wystawy i targi książek, zwłaszcza te organizowane na uczelni, podczas których studenci i pracownicy, jakby "przy okazji", mają możliwość zapoznania się z nowościami wydawniczymi. Już od dwóch lat jesteśmy współorganizatorami wystaw książek zagranicznych. Przepływ informacji następuje również w drugą stronę. Wydawcy otrzymują z biblioteki informacje o poczytności wydawanych przez nich książek i sugestie, które z nich należy wznowić.

Jednym z podstawowych zadań w naszej bibliotece jest systematyczne informowanie pracowników wydziału o nowościach zakupionych do biblioteki. Wykorzystujemy w tym celu internetowe listy adresowe pracowników poszczególnych jednostek wydziału. W przypadku dużej liczby nowych książek pracownicy otrzymują tylko wykazy nowości z interesujących ich dziedzin. Wykazy nowości są również wywieszane w gablocie. Stworzenie strony domowej biblioteki pozwoliło na szersze rozpropagowanie w społeczności akademickiej usług Biblioteki Wydziału Informatyki i Zarządzania.

Ważny jest również obieg informacji wewnątrz samej książnicy. Każdy z pracowników posiada inną wiedzę przydatną w procesie gromadzenia. Osoby, które częściej wypożyczają zbiory i obsługują czytelnię, mają bezpośredni kontakt z czytelnikami. Wiedzą, z jakich książek najczęściej korzystają nasi użytkownicy, ale - co jeszcze ważniejsze - dowiadują się, jakich publikacji brak w naszym księgozbiorze. Bibliotekarze zajmujący się głównie dokumentowaniem prac naukowych pracowników wydziału są natomiast na bieżąco informowani o aktualnej tematyce badawczej. Obowiązujący system dokumentowania prac naukowych w Politechnice Wrocławskiej wymaga, aby autor dostarczył do biblioteki egzemplarz swojej publikacji. W ten sposób uzyskujemy często cenną informację o ciekawych materiałach konferencyjnych czy pracach zbiorowych, które należałoby sprowadzić do biblioteki.

Oprócz informacji, które przekazują nam użytkownicy "w sposób niezamierzony", utrzymujemy kontakt z pracownikami, którzy samodzielnie śledzą rynek wydawniczy. Systematycznie odwiedzają księgarnie i sprawdzają, czy interesujące ich nowości są już zamówione. Pomagają nam, oceniając publikacje z punktu widzenia ich wartości naukowej i dydaktycznej.

Bezpośredni kontakt z czytelnikami - studentami, doktorantami, pracownikami z zespołów badawczych i dydaktycznych - oraz ścisła z nimi współpraca pozwala na uwzględnienie i przewidywanie zróżnicowanych potrzeb użytkowników.

Moduł finansów

Biblioteka wydziałowa działa w określonym środowisku finansowym, które warunkuje jej możliwości w zakresie gromadzenia zbiorów. Zasoby biblioteczne są finansowane głównie ze środków Biblioteki Głównej, która otrzymuje pieniądze z budżetu uczelni. Książki zamawiane przez biblioteki wydziałowe i instytutowe są własnością Biblioteki Głównej. Po ich opracowaniu biblioteki otrzymują je w depozyt. Posiadane przez Bibliotekę Główną środki pozwalają na realizację przyjętego przez nas modelu gromadzenia, tzn. maksimum tytułów przy ograniczeniu liczby egzemplarzy danej książki. Dotyczy to książek krajowych. Książki zagraniczne gromadzimy w ramach limitu, którego wysokość określa corocznie Biblioteka Główna. Jest on stosunkowo duży, ponieważ na jego wielkość wpływa m.in. wartość książek, które nasza biblioteka zakupiła ze środków własnych jednostek wchodzących w skład wydziału, np. grantów, zleceń. Jest to nasze kolejne źródło finansowania księgozbioru. Mamy nadzieję, że w przyszłości również środki wydziału przeznaczone na dydaktykę pozwolą zasilić fundusze przeznaczone na zakup większej liczby podręczników dla studentów wydziału. Obecnie wydział finansuje lub też współfinansuje kilka tytułów czasopism niezbędnych dla ciągłości zapewnienia zbiorów (np. Dziennik Ustaw prenumerowany od 1944 roku).

Aktywnie poszukujemy także sponsorów. Namówiliśmy pracowników naukowych będących w redakcjach różnych czasopism do nieodpłatnego przekazywania nam poszczególnych numerów. Mimo że nie jesteśmy bezpośrednim dysponentem środków finansowych, we wszystkich działaniach związanych z gromadzeniem (i nie tylko), musimy dążyć do efektywnego ich wykorzystywania. Ceny książek często decydują o liczbie zamawianych egzemplarzy bądź skłaniają nas do poszukiwania tańszych wydawców podobnych tytułów (dotyczy to np. książek prawniczych).

Biblioteka wydziałowa jest częścią systemu bibliotecznego uczelni. Nie posiadając samodzielności finansowej, nasz model gromadzenia jest częścią strategii Biblioteki Głównej i musi być przez nią zaakceptowany. Opiera się na wzajemnym zaufaniu, że przyjęte zasady pozostaną przez dłuższy czas niezmienione oraz na przekonaniu, że doświadczeni pracownicy biblioteki wydziałowej specjalizujący się w danej dziedzinie, mając bezpośredni kontakt z użytkownikiem, podejmują trafne i kompetentne decyzje w zakresie gromadzenia zbiorów.

Moduł wiedzy i rozwoju

Działalność biblioteki odbywa się w warunkach stałego rozwoju nauki. Pojawiają się nowe dyscypliny badawcze, czego odzwierciedleniem jest wprowadzanie nowych przedmiotów wykładanych na wydziale. Zastępują one przedmioty, które uznano za mniej ważne na danym etapie rozwoju wiedzy. Biblioteka musi być świadoma zachodzących procesów i powinna natychmiast reagować na zmiany, uaktualniając tematykę zamawianych tytułów.

W kształtowaniu modelu gromadzenia nie można pomijać faktu dynamicznego rozwoju pewnych kierunków. W niektórych dziedzinach zmiany następują tak szybko, że książka, która wymaga dłuższego cyklu wydawniczego, nie nadąża za nimi. Dlatego w takich dziedzinach, jak np. prawo czy informatyka, często lepszym źródłem informacji są czasopisma, a jeszcze lepszym Internet oraz e-zasoby. Bibliotekarz powinien doradzić czytelnikowi, z jakich źródeł najlepiej skorzystać. Musi więc posiadać podstawową wiedzę o trendach w danej dyscyplinie oraz znajomość najnowszych technologii informacyjnych. Stąd wynika stała konieczność dokształcania się pracowników biblioteki poprzez udział w kursach i szkoleniach na temat nowych źródeł informacyjnych i dostępu do nich. Bibliotekarze Wydziału Informatyki i Zarządzania mają tę możliwość dzięki uczestnictwu w organizowanych kursach, prelekcjach czy pokazach organizowanych przez Bibliotekę Główną. Zdobyta wiedza z zakresu nowych baz danych, czasopism elektronicznych, e-książek jest przekazywana naszym czytelnikom, których stopień znajomości nowych technologii jest na ogół niewystarczający.

Stopień wykorzystania zbiorów zależy pośrednio od metod nauczania w szkole wyższej. Dotychczasowy system nauczania nie wykształcił u studentów nawyków samodzielnego studiowania. Student przychodzi do biblioteki z gotową listą lektur podstawowych i uzupełniających, podaną przez prowadzących dany przedmiot, i nie chce korzystać z książek innych autorów. Listy te nie zawierają zwykle najnowszych pozycji, a często nie zmieniają się od paru lat.

Przyjęty w Bibliotece Wydziału Informatyki i Zarządzania model gromadzenia odpowiada wymaganiom użytkowników stawianym placówce i wydaje się obecnie optymalnym rozwiązaniem zarówno w kontekście organizacyjnym, jak i ekonomicznym. Należy jednak pamiętać, że organizacja zasobów wymaga podporządkowania ogólnej strategii biblioteki wydziałowej (jako biblioteki akademickiej), a ta natomiast powinna być elementem zarówno strategii Biblioteki Głównej, jak i wydziału.

Przypisy

[1] Zarządzenie wewnętrzne Rektora PWr nr 22/2001 z dnia 31.10.2001 r. w sprawie zmiany podporządkowania bibliotek wydziałowych i międzywydziałowych.

[2] Zarządzenie wewnętrzne Rektora PWr nr 24/2001 z dnia 17.07.2001 r. w sprawie utworzenia Biblioteki Wydziału Informatyki i Zarządzenia.

[3] BIAŁOŃ, L. Mapa strategii rozwoju biblioteki szkoły wyższej. In Zarządzanie strategiczne i marketingowe w bibliotekach. Poznań: Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, 2004. ISBN 83-7205-202-6.

[4] Wykaz przedmiotów dostępny pod adresem http://www.pwr.wroc.pl/files/dydaktyka/katalog_kursow.html.

[5] BAVERSTOCK, A. Marketing w wydawnictwie. Realizacja, czy rzeczywistość. Kraków: BMR, 1996. ISBN 83-86554-10-X.