Danuta DUDZIAK
Biblioteka Główna i Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej
Politechniki Wrocławskiej

II Seminarium "Gromadzenie zbiorów-sztuka wyboru". Omówienie ankiety

Wstęp

Seminaria organizowane raz na pięć lat przez zespół odpowiedzialny za gromadzenie książek w sieci bibliotek Politechniki Wrocławskiej mają na celu przedstawienie metod oraz narzędzi służących optymalizacji procesu rozwoju kolekcji w bibliotekach naukowych, głównie akademickich, w Polsce, a także weryfikację tez i wniosków pojawiających się w literaturze przedmiotu na temat gromadzenia zbiorów.

Intencjonalnie roboczy charakter organizatorzy starają się osiągnąć, poddając wnikliwej analizie i ocenie poszczególne funkcje modułów gromadzenia w wybranych, zintegrowanych systemach bibliotecznych, a także wskazując na możliwości i konieczność ich rozwoju i dostosowania do zmieniających się potrzeb i rosnących oczekiwań ze strony użytkowników.

Pierwszemu z cyklu seminarium z 2000 roku, zatytułowanemu Gromadzenie zbiorów - sztuka integracji towarzyszyła specjalnie zorganizowana wystawa książek zagranicznych, a ważny, zaprezentowany przez Annę Wojtasik referat Z wystawy do katalogu pokazywał uczestnikom seminarium "na żywo" sprawność działania modułu gromadzenia w ówcześnie eksploatowanym systemie APIN.

W Bibliotece Głównej Politechniki Wrocławskiej system ALEPH wdrożono w listopadzie 2002 roku, a moduł gromadzenia dwa miesiące później, w styczniu 2003 roku. Poprzednio, w latach 1978-2002, czyli przez niespełna ćwierć wieku, bibliotekę obsługiwał lokalnie zaprojektowany system APIN, przy czym moduł gromadzenia wdrożono jako ostatni w 1998 roku. Działał zatem pięć lat, nieustannie i cierpliwie modyfikowany i dopasowywany do potrzeb formułowanych przez pracowników gromadzenia, a kiedy dzięki wiedzy i umiejętnościom zespołu informatyków działających w strukturze biblioteki osiągnął już postać dojrzałą i ostateczną, APIN wymieniono na ALEPH, nie bacząc na powiedzenie don't touch the running system.

Czy prawie ośmioletnie doświadczenie posługiwania się modułem gromadzenia w dwóch różnych zintegrowanych systemach bibliotecznych upoważnia do zaproszenia środowiska zainteresowanych bibliotekarzy do ogólnopolskiej dyskusji na temat, między innymi, narzędzi elektronicznych wspomagających proces gromadzenia zbiorów? W celu znalezienia odpowiedzi na to i wiele innych pytań oraz wsparcia dyskusji spodziewanej podczas II Seminarium Gromadzenie zbiorów - sztuka wyboru, zorganizowanego w dniach 23-24 czerwca 2005 roku przez Bibliotekę Główną Politechniki Wrocławskiej, opracowano ankietę, która zostanie omówiona poniżej.

Omówienie ankiety

Ankieta, zgodnie z założeniami, miała na celu zebranie i dostarczenie zainteresowanym obiektywnych danych z zakresu tematycznego, pokrywającego się z problemami poruszanymi w większości referatów, komunikatów i wystąpień uczestników II Seminarium. Program seminarium można znaleźć pod adresem: http://www.bg.pwr.wroc.pl/II_Seminarium/program2.htm.

Na 73 biblioteki polskie, głównie akademickie, do których na przełomie marca i kwietnia 2005 roku rozesłano ankietę, odpowiedzi nadesłało 41%, czyli 30 bibliotek, pogrupowanych w poniższej tabeli.

Tab. 1. Biblioteki, które odpowiedziały na ankietę.

Tab. 2. Pytania ankiety.

Pytanie 1

Rys. 1. Czy w twojej bibliotece działa zintegrowany komputerowy system biblioteczny?

Rys. 1a. Systemy biblioteczne w Polsce na podstawie przesłanych ankiet.

Tab. 3. Moduł gromadzenia w bibliotekach, które odpowiedziały na ankietę w podziale na poszczególne systemy biblioteczne (z uwzględnieniem chronologii w obrębie danego systemu).

Jak pokazuje tab. 3, wszystkie biblioteki (30), które odpowiedziały na ankietę, posługują się komputerowym systemem bibliotecznym.

Najwcześniej, bo w 1990 roku, pojawił się PROLIB w Akademii Ekonomicznej w Katowicach, a najpóźniej, w roku 2004 - ALEPH w Instytucie Techniki Budowlanej w Warszawie. Najliczniej reprezentowany jest ALEPH - wdrożony w 9 bibliotekach, następnie VIRTUA - w 7, PROLIB - w 6, HORIZON - w 4 i inne systemy: SOWA, MAK, Q-SERIES, APIS ZB - każdy w jednej bibliotece. ALEPH przeważa w politechnikach (3) i w innych bibliotekach a VIRTUA w uniwersytetach (3). HORIZON występuje w 3 na 4 biblioteki poznańskie. Tu należy wspomnieć, iż na stronie domowej Biblioteki Głównej Akademii Ekonomicznej w Poznaniu (której brak pośród analizowanych bibliotek, ponieważ na ankietę nie odpowiedziała) przeczytać można, że poprzez Poznańską Fundację Bibliotek Naukowych uczestniczy ona w wielofunkcyjnym komputerowym systemie biblioteczno-informacyjnym HORIZON obejmującym kilkanaście bibliotek Poznania. Czy zatem wielkość próby - 30 omawianych bibliotek - można uznać za wystarczającą, a formułowane wnioski za miarodajne?

Nie jest łatwo uzyskać za pośrednictwem ankiety dane dotyczące większości bibliotek w Polsce, czegokolwiek by te dane nie dotyczyły. Stwierdzić jednakże można, że znakomita większość bibliotek, na których odpowiedzi bardzo liczono ze względu na bogate lub jakiekolwiek doświadczenia w zakresie eksploatacji modułów gromadzenia w różnych systemach bibliotecznych, odpowiedziała na ankietę.

Czy na podstawie danych zawartych w tab. 3. i zilustrowanych graficznie na rys. 1a można odnaleźć podobną, jak w przypadku poznańskich bibliotek naukowych, zasadę jednorodności w doborze i rozmieszczeniu systemów komputerowych w poszczególnych typach bibliotek w Polsce? Chyba nie.

W politechnikach stosowanych jest 6 różnych systemów - ALEPH, HORIZON, PROLIB, VIRTUA, Q-SERIES, APIS ZB,
w akademiach ekonomicznych 3 różne - PROLIB, HORIZON, VIRTUA,
w akademiach rolniczych 3 różne - ALEPH, HORIZON, VIRTUA,
w akademiach medycznych 2 różne - ALEPH, PROLIB,
w uniwersytetach 2 różne - VIRTUA, PROLIB.
Trudno znaleźć w powyższych zestawieniach jakąkolwiek prawidłowość.

Pytanie 2

Rys.2. Czy wdrożony jest moduł gromadzenia? (od kiedy?)

15 bibliotek nie wdrożyło modułu gromadzenia.
15 bibliotek posługuje się modułem gromadzenia, z czego:

• 8 bibliotek rozpoczęło eksploatację modułu gromadzenia równocześnie z wdrożeniem systemu komputerowego (ALEPH, HORIZON, PROLIB i SOWA),
• 3 biblioteki - 1 rok później (ALEPH, HORIZON),
• 2 biblioteki - 3 lata później (PROLIB),
• 1 biblioteka - 5 lat później (ALEPH),
• 1 biblioteka - 7 lat później.

Tylko w systemie HORIZON, jak pokazuje tab. 3., wdrożenie modułu gromadzenia odbywało się równocześnie (w trzech bibliotekach) lub nie później niż rok (w jednej bibliotece) po wdrożeniu systemu komputerowego.

Jeżeli na 30 analizowanych bibliotek tylko w 8 (27%) nie odkładano na później wdrożenia modułu gromadzenia, a w 15, czyli w połowie bibliotek, w ogóle, nawet po latach nie zdołano zachęcić zespołów zajmujących się gromadzeniem zbiorów do posługiwania się narzędziem elektronicznym w codziennej pracy, to należy uznać, że oferowane narzędzia nie są jeszcze w pełni dostosowane do potrzeb bibliotek w Polsce i wymagają modyfikacji, co dobitnie potwierdzają dane zawarte w odpowiedziach bibliotek na pytanie 3 ankiety.

Pytanie 3

Rys. 3. Czy do pełnego i właściwego wykorzystania systemu komputerowego konieczne było napisanie dodatkowych programów wspomagających?

W odpowiedzi na pytanie 3, 12 bibliotek (40%) tak określa dodatkowe programy:

• HORIZON:
  • program akcesji,
  • statystyki,
  • inwentarz,
• VIRTUA:
  • program akcesji,
  • inwentarz za pomocą programu Access,
  • rozliczenia finansowe,
  • statystki,
  • generowanie bazy nowości dla czytelnika,
• ALEPH:
  • nadawanie akcesji,
  • inwentarz,
  • listy i raporty akcesji,
  • zarządzanie egzemplarzem.

Pytanie 4

Rys. 4. Czy rozliczanie wartości księgozbioru odbywa się w twojej bibliotece w systemie komputerowym?

Na 30 bibliotek obsługiwanych przez zintegrowane systemy biblioteczne i 15 takich, które wykorzystują moduł gromadzenia, ponad połowa bibliotek nadal rozlicza księgozbiór metodą tradycyjną.

Pytanie 5

Rys. 5. Czy w twojej bibliotece opis bibliograficzny tytułu jest widoczny w katalogu na etapie zamówienia książki?

Zastanawiająco duża część bibliotek, bo aż 22, nie zdecydowała się na pokazywanie w katalogu opisu bibliograficznego książek zmówionych. Na pewno mogłyby to robić te biblioteki (15 spośród 30), które wdrożyły moduł gromadzenia. Opisy zamówionych książek pokazuje w katalogu tylko 7 bibliotek.

Pytanie 6

Rys. 6. Czy stosujesz narzędzia do badania statystyk wykorzystania książek wprowadzonych do księgozbioru?

Badaniem statystyk wykorzystania książek wprowadzanych do księgozbioru zajmuje się 12 spośród 30 bibliotek. Są to tabele przygotowane w programie Access, statystyka wypożyczeń, analiza statystyki zamówień egzemplarzy lektoryjnych do czytelni oraz wypożyczeń egzemplarzy drugich i kolejnych z magazynu.

Pytanie 7

Rys. 7. Czy w twojej bibliotece studenci mogą proponować zarówno polskie, jak i zagraniczne tytuły do zakupu?

Prawie jedna trzecia bibliotek odmawia studentom prawa do współkształtowania profilu zbiorów. Za to ponad połowa (16 placówek) zaprasza studentów na wystawy książek zagranicznych, do składania propozycji dotyczących zawartości półek w serwisach książek elektronicznych typu Safari oraz do przekazywania dezyderatów we wszystkich dogodnych formach: osobistej, telefonicznej, elektronicznej.

Pytanie 8

Rys. 8. Czy twoja biblioteka zatrudnia studentów na umowę zlecenie?

Tylko 6 bibliotek zatrudnia studentów, głównie w Oddziałach:

• Udostępniania,
• Magazynów,
• Czytelni,
• Ośrodka Informacji Naukowej,

Pytanie 9

Rys. 9. Czy zamawiasz zagraniczne książki do biblioteki przez Internet?

Pytanie 10

Rys. 10. Czy płacisz kartą płatniczą?

Przy zamawianiu książek przez Internet na 10 bibliotek kartą płatniczą posługują się tylko 2, wykorzystując karty płatnicze dyrektorów bibliotek.

Pytanie 11

Rys. 11. Czy twój Oddział/ Sekcja Gromadzenia Druków Zwartych zajmuje się organizowaniem dostępu do książek elektronicznych?

Organizacją dostępu do książek elektronicznych w testowanych bibliotekach zajmują się oddziały:

• Oddział Gromadzenia - 9,
• Oddział Informacji Naukowej - 10,
• Oddział Systemów Komputerowych - 4,
• Dział Udostępniania - 1,
• Czytelnie Specjalistyczne - 2,
• Stanowisko ds. zarządzania i udostępniania baz danych - 1,
• Stanowisko ds. komputeryzacji - 1,
• nie wymienia się żadnego oddziału - 6.

Kilka bibliotek wymienia więcej niż dwie lokalizacje.

Pytanie 12

Rys. 12. Czy twoja biblioteka udostępnia zdigitalizowane zbiory?

Pytanie 13

Rys. 13. Czy twoja biblioteka digitalizuje zbiory własne?

Pytanie 14 i 17

Rys. 14. Czy w twojej bibliotece jest agenda wymiany i czy jest planowane jej ograniczenie?

Na 30 ankietowanych bibliotek tylko dwie nie prowadzą wymiany wydawnictw uczelnianych. Z pozostałych 28 bibliotek cztery planują jej ograniczenie.

Pytanie 15

Rys. 15. Czy agenda wymiany obsługiwana jest przy pomocy jakiegoś narzędzia informatycznego?

Z 28 bibliotek prowadzących wymianę tylko 7 wymieniło narzędzia informatyczne wspomagające pracę agendy. Przy czym najczęściej są to programy działające poza zintegrowanymi systemami bibliotecznymi, takie jak: Excel, Micro ISIS, APIN. Jedynie HORIZON i PROLIB obsługują wymianę.

Pytanie 16

Rys. 16. Czy zakup wydawnictw wysyłanych w ramach wymiany finansuje twoja biblioteka?

W 17 przypadkach koszt zakupu wydawnictw przeznaczonych na wymianę ponosi biblioteka, w 6 wydawnictwo i tylko w 3 uczelnia.

Pytanie 18

Rys. 17. Czy w twojej bibliotece przedmiotem wymiany są także czasopisma w formie elektronicznej?

Jedna odpowiedź na "tak" opatrzona jest komentarzem, że: są to przypadki akcydentalne i przychodzą jako by-product do czasopism w formie print. Trzy biblioteki planują wprowadzenie wymiany czasopism poprzez dodanie formy elektronicznej, a 23 pozostaje przy tradycyjnych wydawnictwach drukowanych.

Zakończenie

Nie wszystkie odpowiedzi na pytania ankiety zostały opatrzone równie obszernym komentarzem jak materiał uzyskany w odpowiedzi na pierwsze trzy pytania, które autorka potraktowała w tym omówieniu jako kluczowe. Ponadto wiele informacji uzyskanych drogą omawianej ankiety wykorzystują i interpretują zaproszeni do wygłoszenia referatów uczestnicy II Seminarium Gromadzenie Zbiorów - Sztuka Wyboru, stąd zrezygnowano z obszernego komentowania niektórych przedstawianych faktów i statystyk, ograniczając stwierdzenia wartościujące do niezbędnego minimum.

Na zakończenie składam serdeczne podziękowania za pomoc w przygotowaniu do druku niniejszego tekstu paniom: Małgorzacie Kuzieli i Jadwidze Wojtczak, bez pomocy których nie tylko ankieta pozostałaby w postaci prywatnych notatek, ale również nie odbyłoby się II Seminarium, które, jak chcą uczestnicy, będzie miało swoją kolejną edycję.