Teresa E. Szymorowska
Wojewódzka Biblioteka Publiczna i Książnica Miejska w Toruniu
dyrektor@bibltor.torun.pl

Samoocena pracowników biblioteki publicznej

na podstawie ankietyzacji przeprowadzonej w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej
i Książnicy Miejskiej im. Mikołaja Kopernika w Toruniu

Ocenianie pracowników jest procedurą trudną, kosztowną i delikatną, a więc niechętnie realizowaną w tych instytucjach, w których nie ma bezpośredniego związku między jakością kadr a wypracowywanym zyskiem. Z drugiej strony, od właściwego doboru pracowników na poszczególne stanowiska pracy i okresowej oceny ich pracy zależy w dużym stopniu realizacja misji instytucji i osobisty sukces każdego z pracowników.

Ponieważ zarówno w sferze produkcyjnej, jak i nieprodukcyjnej największym kapitałem są pracownicy, tak więc najistotniejszym, a zarazem najtrudniejszym do osiągnięcia celem oceny jest proces doskonalenia pracownika, wyrażający się polepszeniem jego wyników pracy lub pozytywną modyfikacją zachowań. Jeśli przyjąć taką koncepcję oceny pracowników, to najbardziej pozytywne konsekwencje procesu oceniania powinny być widoczne dla samego pracownika.

Można takie efekty osiągnąć, jeśli spełnione zostaną następujące warunki:

• wysoki stopień uczestnictwa ocenianego w procesie oceny;
• właściwa postawa oceniającego wobec ocenianego;
• uszeregowanie przez ocenianego celów, do których dąży, wg kryteriów ważności;
• eliminacja trudności w wykonywaniu bieżącej pracy;
• eliminacja z procesu oceniania tematu wynagradzania;
• umożliwienie wpływania na poprawę warunków i jakości pracy pracownikom o odpowiednich umiejętnościach i cechach osobowościowych;
• stawianie celów, które nie przekraczają zdolności jednostki do zaakceptowania zmiany;
• dokonywanie oceny w formie dającej możliwość oceniania zarówno osoby, jak i wyników jej pracy. [1]

W wyniku oceny pracownik powinien wiedzieć:

• jaka jest wartość jego wykonawstwa w stosunku do innych;
• jakie są konsekwencje oceny dla niego;
• jakie są możliwości jego dalszego rozwoju i co w tym kierunku należy zrobić.

Dla instytucji, takie dane określają w ogóle cel ocen zawodowych pracowników:

• określenie przydatności pracownika do zajmowanego stanowiska;
• poprawę stopnia sprawności zawodowej ocenianego pracownika;
• ustalenie zakresu dalszego szkolenia i doskonalenia;
• programowanie karier zawodowych pracowników;
• ujawnienie potencjału kadrowego firmy;
• usprawnienie funkcjonowania systemu bodźców;
• ulepszenie procesu komunikowania się kierownika z podwładnym;
• ulepszenie systemu awansów;
• informację o pozycji zawodowej ocenianego w środowisku. [2]

Jeżeli będziemy traktować bibliotekę jako instytucję usługową, która powinna być finansowana proporcjonalnie do osiąganych efektów, to należy sprecyzować jej misję, zasoby, którymi dysponuje, opisać stanowiska pracy i określić kwalifikacje pracowników, którzy tę misję mają wypełniać. Nie mam żadnych wiadomości o tym, czy jakaś biblioteka naukowa opracowała i wdrożyła jednolity system ocen pracowników. Z moich doświadczeń z pracy w Bibliotece Uniwersyteckiej w Toruniu wynika, że funkcjonuje tam system ocen pracowników uczelni, który obowiązuje także bibliotekarzy dyplomowanych i tych z grupy tzw. służby bibliotecznej, którzy zostali włączeni do pracowników dydaktycznych, tzn. starszych bibliotekarzy i kustoszy. Wypełnianie okresowych ankiet kończy się grupową oceną dokonywaną przez komisję powoływaną przez rektora i oprócz ewentualnego dyskomfortu ambicjonalnego nie ma konsekwencji w postaci ewentualnych wniosków kierownictwa instytucji. Cała procedura udowadniała, że niezależnie od udokumentowanych osiągnięć lub uchybień, nie ma ona żadnego wpływu ani na politykę kadrową instytucji, ani na karierę zawodową indywidualnego pracownika.

Również nie ma żadnych informacji o ewentualnych ocenach pracowniczych przeprowadzanych w sieci polskich bibliotek publicznych. Sądzić należy, że oprócz Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej i Książnicy Miejskiej w Toruniu żadna z nich nie określiła swojej misji i nie wypracowała koncepcji pracy w zmieniającym się otoczeniu.

Prace, które rozpoczęto w Toruniu są więc pilotażowe i wymagają dalszego opracowania.
Pierwszym etapem wdrażania systemu ocen pracowników była nieudana próba opisu stanowiska pracy. Kierownicy jednostek organizacyjnych Biblioteki dostali zadanie opisania własnego stanowiska oraz stanowisk pracy podległych pracowników. Niestety, okazało się, że mimo szczegółowych wskazówek metodycznych jakie otrzymali, nie potrafią oni zdefiniować podstawowych elementów koniecznych w prawidłowo stworzonym opisie.

Opis stanowiska pracy miał się składać z 5 elementów:

• informacji ogólnych dotyczących stanowiska oraz niezbędnych kwalifikacji;
• zakresu ogólnych obowiązków pracownika;
• zakresu szczegółowych obowiązków pracownika;
• zasad współzależności służbowej;
• zasad odpowiedzialności pracownika.

Ten etap można jednoznacznie określić jako dowód, że pracownicy obowiązki zawodowe wykonują rutynowo, bez zastanowienia nad ich celowością i ewentualnym usprawnieniem. Prawdopodobnie w tym tkwi przyczyna irytujących odpowiedzi na pytania, dlaczego dana czynność jest tak a nie inaczej wykonywana. Standardowa odpowiedź brzmi: bo zawsze tak było.

Następnym etapem było wypełnienie przez pracowników ankiety, która miała stać się podstawą do opracowania i wdrożenia systemu ocen pracowników. Ankieta została opracowana na wzór ankiet obowiązujących na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Celem tego etapu było przygotowanie pracowników do faktu, ze okresowe oceny ich pracy będą przeprowadzane i że ankieta, o wypełnienie której zostali poproszeni, ma im umożliwić najlepsze zaprezentowanie się dyrekcji Biblioteki. Kierownicy działów zostali szczegółowo poinstruowani o zasadach wypełniania ankiet, wszyscy pracownicy mieli możliwość konsultacji i dyskusji na temat ewentualnych trudności, czy niejasności. Ankiety zostały rozdane na początku 1999 r., termin końcowy składania wypełnionych ankiet - 31 marzec 1999 r.

Ankiety wypełniły 102 osoby - pracowników merytorycznych, administracyjnych i technicznych. Prawie wszyscy ankietowani nie umieli prawidłowo określić zajmowanego stanowiska, myląc je z funkcją. Dla wszystkich pracowników filii bibliotecznych niezrozumiałe było pytanie o działalność dydaktyczną i ze zdumieniem przyjęli informację, że np. opieka nad praktykami studenckimi to praca o charakterze dydaktycznym, podobnie zresztą jak prowadzone przez prawie wszystkich pracowników lekcje biblioteczne.

Najważniejszy z punktu widzenia racjonalizacji procesów bibliotecznych był punkt pt. Propozycje i wnioski pracownika, z dwoma podpunktami:

1. możliwości usprawnień i zmian w wykonywanej pracy;
2. trudności i przeszkody w wykonywaniu pracy.

Prawie wszyscy pracownicy w pkt. a. wykazali konieczność lepszego wyposażenia w sprzęt komputerowy, niektórzy podkreślili konieczność zwiększenia ilości etatów, tylko jedna osoba napisała dość ogólnikowo, że widzi "potrzebę większej koordynacji w dziale, aby praca była bardziej spójna, decyzje zawsze przemyślane, przedyskutowane i przestrzegane". W punkcie b. uwagi były bardzo zróżnicowane co do ich znaczenia dla sprawnego przebiegu pracy. Jedna osoba napisała, że dla niej największą trudnością są "przeciągi i bieganie na II piętro". Pracownicy filii bibliotecznych podkreślili, że główną trudnością jest zbyt mało środków finansowych na zakup nowości wydawniczych. W Bibliotece Głównej pracownicy skarżyli się na złe oświetlenie i fatalny sprzęt biurowy, zbyt małą i nieefektywną powierzchnię magazynową, złą komunikację między magazynami a czytelniami.

Wielu pracowników, niestety, nie wypełniło w ogóle pkt. VIII, czyli nie skorzystało z możliwości podania swoich propozycji i nie miało żadnych wniosków. Ponieważ najwyższym stanowiskiem w bibliotekarstwie publicznym jest starszy kustosz, przeto szczególnie interesujące jest pokazanie sposobu autoprezentacji tej właśnie grupy pracowników. Ankiety wypełniło 25 pracowników - starszych kustoszy, a ich odpowiedzi na postawione pytania przedstawiają się następująco:

Pkt. I Ankiety - Działalność zawodowa w ocenianym okresie:

1. Przebieg pracy - wszyscy ankietowani odpowiedzieli poprawnie, przedstawiając przebieg swej pracy zawodowej.
2. Organizacja stanowiska pracy (zmiany i reorganizacje w omawianym okresie) - 8 osób nie zrozumiało pytania i odpowiedziało przytaczając swój zakres obowiązków lub wymiar czasu pracy. Widać tu prostą konsekwencję prac z poprzedniego etapu, na którym okazało się, że pracownicy nie potrafią opisać swojego stanowiska pracy.
3. Opracowanie pomocy metodycznych - 10 osób nie opracowało żadnych pomocy, choć z racji pełnionych funkcji powinny lub opracowało je w latach 80-tych.

Pkt. II Ankiety - Działalność dydaktyczna:

1. Prowadzone zajęcia dla grupy osób - tylko 5 osób odpowiedziało negatywnie na pytanie. Reszta opisała prawidłowo zarówno zajęcia grup użytkowników, w tym studentów.

Pkt. III Ankiety - Działalność zawodowa i naukowa:
Udział w konferencjach, sympozjach (temat referatu, inna forma uczestnictwa) 6 osób nie uczestniczyło nigdy w konferencjach i sympozjach. Co prawda tylko 3 osoby brały udział i wygłaszały referaty na konferencjach naukowych, ale 16 osób uczestniczyło w spotkaniach metodycznych lokalnych, regionalnych i ogólnopolskich, przy czym 2 prace opublikowano lub zostały przyjęte do druku.

Z dużą satysfakcją należy podkreślić, że 6 osób może pochwalić się dorobkiem opublikowanym jako artykuły lub pozycje samoistne: 2 osoby są autorami publikacji naukowych, 4 osoby opublikowały prace metodyczne, 1 osoba oprócz dorobku naukowego, posiada dorobek literacki.

Inne formy działalności naukowej: Również w tym punkcie odpowiedzi twierdzącej udzieliło 6 osób. Pytanie o formy działalności naukowej było o tyle zasadne, że Wojewódzka Biblioteka Publiczna i Książnica Miejska w Toruniu ma status biblioteki naukowej. Poznanie dokonań pracowników było istotne ze względu na konieczność opracowania długofalowego planu prac naukowych prowadzonych w Bibliotece.

Pkt. IV Ankiety - Podnoszenie własnych kwalifikacji: Punkt ten okazał się dla respondentów bardzo kłopotliwy. Jedna osoba udzieliła odpowiedzi: "UMK Wydz. Humanist. - historia r. 1967". Tylko 8 osób mogło wykazać podnoszenie kwalifikacji po 1995 r., ale o bardzo zróżnicowanym poziomie - 3 osoby ukończyły w tym okresie studia podyplomowe, 1 osoba ukończyła studia magisterskie, pozostałe zaś, organizowane przez macierzystą bibliotekę kursy komputerowe stopnia podstawowego.

Nie budziły wątpliwości punkty V-VII ankiety, mówiące o działalności organizacyjnej, popularyzatorskiej oraz nagrodach i wyróżnieniach, natomiast pkt. VIII Propozycje i wnioski pracownika, zasługuje na uwagę.

Możliwości usprawnień i zmian w wykonywanej pracy:

Trudności i przeszkody w wykonywaniu pracy

Wnioski z zakończenia etapu ankietyzacji:

1. Pracownicy wykonali polecenie wypełnienia ankiet, traktując to jakie jeszcze jedną uciążliwość. Opinie o całym przedsięwzięciu były jednoznacznie negatywne, ponieważ mimo zapewnień, że ankiety będą podstawą do ewentualnych awansów na wyższe stanowiska bibliotekarskie, nie wierzono, że ktokolwiek ankiety przeczyta.
   Mimo takiej opinii pracowników, ankiety są dla dyrekcji Biblioteki podstawą przy ewentualnych przeszeregowaniach, szczególnie na stanowisko starszego kustosza. Jest to stanowisko najwyższe w bibliotekarstwie publicznym, a jednocześnie grupa pracowników najliczniej reprezentowana w bibliotece toruńskiej. Kryteria konieczne do spełnienia przy staraniu się o awans na stanowisko starszego kustosza sprecyzowano dopiero w 1999 roku. Wcześniej warunkiem wystarczającym było odpowiednie wykształcenie i staż pracy.
2. Ankiety wykazały, że pracownicy nie wykazują żadnych aspiracji w unowocześnianiu swego warsztatu pracy, nie przeszkadzają im rutynowe, bardzo często zbędne czynności. Szczególnie starsi kustosze odpowiedzialni za serwisy informacyjne i pracę bibliotek filialnych, niestety, nie widzą konieczności zmian w ilości i jakości świadczonych usług. Nie zależy im również na zmianie wizerunku biblioteki i bibliotekarzy.
3. Niektórzy pracownicy podkreślali konieczność organizowania w godzinach pracy kursów komputerowych i nauki języków obcych. W pkt. IV ankiety Podnoszenie własnych kwalifikacji pisano o ukończonych studiach podyplomowych, różnych kursach i szkoleniach, w tym BHP, natomiast nigdzie żaden pracownik nie wspomniał o potrzebie kształcenia permanentnego. Kilka osób, w tym kierowników filii bibliotecznych tę rubrykę pozostawiło nie wypełnioną.
4. Dla potrzeb oceny pracowników szczególnie przydatny wydaje się pkt. VIII - Możliwości usprawnień i zmian w wykonywanej pracy oraz trudności i przeszkody w wykonywaniu pracy. Tylko jedna osoba uznała, że usprawnieniem może być jasne określenie kompetencji i odpowiedzialności pracowników. Również tylko jedna osoba przyznała, że trudnością jest brak wpływu kierownika na obsadę stanowisk pracy. Uwagi te z pewnością przydadzą się w tworzeniu procedur przebiegu procesów bibliotecznych.

Podsumowując eksperyment przeprowadzony w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej i Książnicy Miejskiej w Toruniu należy stwierdzić, że mimo wszystko pozwolił on na trafniejsze opracowanie założeń polityki kadrowej w instytucji. Prawdą jest, że ankiety opracowane dla oceny pracowników uczelni nie w pełni udało się dopasować do warunków funkcjonowania biblioteki publicznej. Efektem pozytywnym jest jednak fakt, że na ich podstawie łatwiej będzie opracować wzór formularza oceny okresowej pracownika konkretnej biblioteki.

Wypełnione raczej mniej niż bardziej starannie ankiety dały obraz samooceny pracowników, ich aspiracji i stosunku do wykonywanych zadań. Widoczne są teraz popełniane od lat błędy w obsadzie stanowisk pracy i konieczność opracowania całej strategii awansowania pracowników. Sposób wypełnienia ankiet wykazał też, jak potrzebne są w praktyce opisy poszczególnych stanowisk pracy i ich wzajemne związki. Niestety, w Polsce nie ma publikacji na temat organizacji pracy i zarządzania w instytucjach non-profit, mających charakter przedsiębiorstwa usługowego, a takimi właśnie są biblioteki. Należy mieć nadzieję, że uwarunkowania rynkowe i konieczność racjonalizacji kosztów wymuszą już niedługo odpowiednie procedury.

ANKIETA
WBP I KSIĄŻNICY MIEJSKIEJ W TORUNIU

(STRUKTURA DOKUMENTU)

(Imię i Nazwisko, uprawnienia zawodowe i rok ich uzyskania)
(Jednostka organizacyjna, zajmowane stanowisko i data zatrudnienia)

1. DZIAŁALNOŚĆ ZAWODOWA W OCENIANYM OKRESIE:
   1. Przebieg pracy (zadania na stanowisku pracy, współpraca z innymi stanowiskami w omawianym okresie)
   2. Organizacja Stanowiska pracy (zmiany i reorganizacje w omawianym okresie)
   3. Opracowanie pomocy metodycznych
2. DZIAŁALNOŚĆ DYDAKTYCZNA
   1. Prowadzone zajęcia dla grupy osób
   2. Prowadzenie zajęć dla studentów
3. DZIAŁALNOŚĆ ZAWODOWA I NAUKOWA
   1. Udział w konferencjach, sympozjach naukowych (temat referatu, inna forma uczestnictwa)
   2. Prace opublikowane lub przyjęte do druku, ogółem (temat, rok ukończenia lub zaawansowanie pracy)
   3. Inne formy działalności naukowej
4. PODNOSZENIE WŁASNYCH KWALIFIKACJI
   1. Formy podnoszenia własnych kwalifikacji (uzyskane uprawnienia zawodowe, studia podyplomowe, staże, kursy itp., czas trwania)
5. DZIAŁALNOŚĆ ORGANIZACYJNA W OCENIANYM OKRESIE
   1. Działalność w organizacjach, komisjach, zespołach roboczych i towarzystwach naukowych itp.
   2. Działalność społeczna i związkowa
6. DZIAŁALNOŚĆ POPULARYZATORSKA W OCENIANYM OKRESIE.
7. NAGRODY I WYRÓŻNIENIA, OGÓŁEM.
8. PROPOZYCJE I WNIOSKI PRACOWNIKA
   1. Możliwości usprawnień i zmian w wykonywanej pracy:
   2. Trudności i przeszkody w wykonywaniu pracy:

Przypisy:

1. Nadolski Julian, Determinanty oceniania pracowników. TNOiK Bydgoszcz 1995 s. 25-26.