Electronic Library
Zarządzanie przez jakość w bibliotece akademickiej
EBIB   TOC     abstract     previous          

Andrzej Koziara
Biblioteka Uniwersytetu Śląskiego
andrzej@bg.us.edu.pl

Zarządzanie zasobami technicznymi Biblioteki Uniwersytetu Śląskiego

Przemiany gospodarcze w naszym kraju uświadomiły wszystkim zarządzającym zasobami bibliotecznymi, że dla dalszego rozwoju zbiorów i systemów ich udostępniania niezbędne są znaczne zmiany organizacyjne. W chwili obecnej dla właściwego spełniania roli kierowniczej nie wystarcza wiedza fachowa oraz podstawy wiedzy o zarządzaniu zasobami ludzkimi lecz niezbędne jest posiadanie umiejętności menadzerskich na miarę zarządzania przedsiębiorstwem średniej wielkości. Niezmiernie ważne jest również uwzględnianie szeroko pojętych aspektów efektywności pracy. Definiują je dwa parametry:

Pierwszemu poświecone są wszystkie pozostałe wystąpienia na tejże konferencji, natomiast ja skupię się na drugim nie mniej ważnym elemencie jakim jest TCO, czyli tzw. całkowity koszt posiadania. Parametr ten dotyczy zaplecza technicznego w postaci sprzętu jak również kadry wysokiego i średniego poziomu zarządzania, którą posiadamy w kierowanej przez nas instytucji. Prawidłowe, zgodne z zasadami ekonomiki (w istocie swojej TCO jest kategorią z grupy ekonomicznych) wdrażanie zasad zarządzania pod kontrolą pojęcia TCO jest identyczne jak posługiwanie się jednolitą kartoteką haseł wzorcowych, chociaż inne są elementy tych czynności. By móc stwierdzić, że stosujemy rachunek kosztów oparty na TCO musimy przejść przez kilka etapów w nim występujących. Są to:

  1. Planowanie potrzeb
  2. Powiązanie zadań z siłami i środkami
  3. Decyzje budżetowe - koszty utrzymania
  4. Decyzje budżetowe - inwestycje

Ad. a
Etap ten, mimo że nie najtrudniejszy może przysporzyć najwięcej kłopotów. W przypadku bibliotek naukowych, bo takie analizuję w swoim wystąpieniu, mamy do czynienia najczęściej z bardzo dużymi organizmami jakim są uczelnie. W jednostkach tych przynajmniej z pozorów potrzeby działalności naukowej są niejednokrotnie sprzeczne z potrzebami działań dydaktycznych. Musimy liczyć się (nie uwzględniając w tym miejscu możliwości finansowych) ze zdaniem rad naukowych, organizacji samorządowych czy innych środowisk posiadających znaczne wpływy na podejmowanie decyzji przez władze rektorskie. Możemy spotkać się ze zjawiskiem, że skuteczne w innych dziedzinach metody badania preferencji naszych użytkowników, mimo, że posiadające uzasadnienie merytoryczne będą prowadzić nas na manowce przy planowaniu potrzeb możliwych do zaakceptowania przez nasze gremia decyzyjne. Wydaje się, że etap ten w naszych warunkach pracy decyduje w 50% o powodzeniu później podejmowanych działań.

Ad b
Etap ten przyjęło się określać jako najtrudniejszy nawet dla fachowców. Nie ma w nim miejsca na "radosną" twórczość hura optymistów. Wymaga rzetelnej oceny potrzeb naszej instytucji i powiązania ich z realiami rynku. Niezbędne jest pełne wyspecyfikowanie wszelkich kosztów jakie musi ponieść nasza instytucja w celu realizacji założonych zadań w planach rozwojowych. Nie wolno zapomnieć nam o żadnym ich składniku, zaliczanym do jeden z trzech grup: inwestycji nowych, kosztów utrzymania zaplecza i sprzętu oraz kosztów osobowych (nie tylko płace z narzutami!)

Ad c i d
Punkty te rozpatrywane są wspólnie głównie z jednego powodu. Nasze gremia decyzyjne niejednokrotnie zapominają o konieczności podejmowania kompatybilnych decyzji w różnych działach finansowania działalności podstawowej. Powszechnie znane są przypadki przyznawania środków inwestycyjnych na budowę czy zakup nowych urządzeń przy pominięciu funduszy niezbędnych do ich uruchomienia i eksploatacji przynajmniej w bieżącym roku budżetowym (uruchomienie, obsługę bieżącą, szkolenie obsługi i użytkowników). Znane są również przypadki odwrotne, gdy jednostka otrzymuje fundusze na eksploatację urządzeń, a ich zakup odwleka się poza okres budżetu bieżącego. Sytuacje tu mogą być również spowodowane współcześnie występującymi procedurami zakupów ze środków publicznych obwarowanych dodatkowymi przepisami określonymi w ustawie o zamówieniach publicznych.

Kolejnym elementem na który należy zwrócić uwagę jest identyfikacja czynników składających się na rzeczywisty poziom kosztów rzeczowych ponoszonych podczas eksploatacji wyposażenia sprzętowego (TCO). Oczywiście nie jest to ocena dotycząca tylko i wyłącznie czystego wyposażenia w sprzęt. Do głównych (ale nie zawsze pełnych) kosztów należą:

Oczywiście szczegółowe analizy powinniśmy przeprowadzać w odniesieniu do każdej grupy wyposażenia sprzętowego. Ponieważ algorytmy postępowania są dla nich bardzo zbliżone zajmę się niemalże tylko systemami informatycznymi. Analizy te są bardzo ważne, gdyż zgodnie z przewidywaniami i tendencjami obserwowanymi w podobnych instytucjach za granicą mają one coraz większy udział w kosztach ogólnych.

Kolejnym zadaniem, które musimy sobie postawić to zdefiniowanie kosztów całkowitych posiadania (TCO) systemów informatycznych naszej firmy. Ze względu na podstawowe źródło pochodzenia dzielimy je na następujące grupy:

Po analizie ogólnej powinniśmy przystąpić do szczegółowego rozpatrywania wartości kosztochłonności urządzenia i utrzymania (TCO) poszczególnych stanowisk komputerowych. Analizę tą możemy prowadzić w stosunku do grup funkcjonalnych jak i pojedynczych wydzielonych specjalistycznych stanowisk komputerowych. Stanowią je:

Jak widać z wcześniej przeprowadzanych analiz ważnym czynnikiem wpływającym na poziom kosztów utrzymania systemów informatycznych jest prawidłowe przygotowanie modelu zarządzania oprogramowaniem. W naszej bibliotece w oparciu o doświadczenia własne i literaturę przygotowaliśmy następujący algorytm postępowania:

  1. Określenie potrzeb poprzez zdefiniowanie: zakresu zadań do wykonania, określenie harmonogramu planowanego wdrożenia oraz analizę posiadanego już zaplecza sprzętowo-programowego.
  2. Rozpoznanie rynku w zakresie oferty standardowej oraz możliwości zlecenia przygotowania aplikacji pod klucz (należy uwzględnić tutaj m.in. doświadczenie i poziom merytoryczny firmy w zakresie wdrożeń analogicznych systemów, a nie np. poziom jej obrotów czy wdrożenia systemów obejmujące inne branże działalności merytorycznej
  3. Dobór i testowanie aplikacji gotowych lub próbek modułów przygotowanych na indywidualne zamówienie. Przy analizie należy m.in. uwzględnić poziom i dostępność poprawek dostosowujących je do aktualnej sytuacji rynkowej lub nowych przepisów prawnych. Po wybraniu aplikacji należy przeprowadzić renegocjacje ceny i warunków zakupu. W przypadku zakupu aplikacji nietypowych przygotowywanych na nasze zamówienie, a ze względu na ich cenę objęte koniecznością ogłoszenia przetargu nieograniczonego (w przypadku braku zgody z Urzędu Zamówień Publicznych na ich zakup z wolnej ręki) w przygotowywanej specyfikacji warunków dostawy należy bezwzględnie ująć wszystkie warunki merytoryczne działania systemu oraz terminarz jego wdrożenia określając je jako wymagania podstawowe (a nie objęte punktacją). Podczas oceny ofert należy bezwzględnie eliminować wszystkich oferentów nie spełniających określonych przez nas warunków minimalnych.
  4. Przygotowanie wdrożenia dostarczonych systemów. Jest to kolejny kluczowy etap warunkujący szybkie i sprawne wyposażenie naszej instytucji w odpowiednie narzędzia programowe. Obejmuje analizę stanu posiadanego sprzętu i oprogramowania, planowanie zakupów nowych komputerów (uwaga dostawa ze względu na obowiązujące procedury zamówień publicznych może osiągnąć nawet do 20 tygodni), analizę niezbędnych działań szkoleniowych oraz planowanie etapów wdrażania systemu z założeniem niezbędnego czasu na instalacje, testy i konfiguracje ostateczne.
  5. Szkolenia. Powinny one objąć tak administratorów (systemy operacyjne i konfigurowanie aplikacji użytkowych), jak i użytkowników co zapewni odpowiednio szybki i bezproblemowy przebieg wdrożenia. Pieniądze inwestowane w szkolenie administratorów zwracają się po około 3-6 miesiącach, a w szkolenie użytkowników po 0,5-1 roku. Równocześnie oceny te nie uwzględniają sytuacji awaryjnych związanych z błędami obydwu grup osób pracujących w systemie. Te ostatnie oprócz start finansowych, niepotrzebnego bałaganu organizacyjnego i negatywnej oceny działań prowadzonych przez nasz personel, mogą znacznie obniżyć poziom postrzegania naszej instytucji w środowisku.
  6. Instalacja systemów serwerowych i współpracujących z nimi stacji roboczych. Zestaw czynności zdefiniowanych w tym bloku stanowi wstępną, ale bardzo ważącą część instalacji aplikacji. Należą do nich:
  7. Normalizacja instalacji roboczych systemów operacyjnych i oprogramowania użytkowego. Po przeprowadzonych testach niezbędne jest wypracowanie systemu tzw. konfiguracji instalacji standardowych dostosowanych do różnorodnego rodzaju użytkowanego w naszej jednostce sprzętu komputerowego. Wyspecyfikowane tam typy mogą znacznie różnić się od siebie, lecz wszystkie powinny spełnić podstawowe założenie tzn. umożliwiać ujednolicenie działania systemów. Ważnym aspektem umożliwiającym znaczne spłaszczenie tegoż systemu jest przyjęcie zasady rotacyjnego przekazywania stanowisk komputerowych. Wtedy to do jednego wydzielonego zadania przystosowujemy sprzęt o podobnych, albo wręcz jednakowych konfiguracjach.
  8. Przygotowanie schematów instalacyjnych i deinstalacyjnych oprogramowania użytkowego. Etap ważny umożliwiający wykonywanie jednolitych w skali uczelni konfiguracji stanowisk komputerowych. Prace te w jednakowym stopniu muszą być wykonywane przez wszystkich pracowników - administratorów systemów komputerowych w Bibliotece Głównej oraz bibliotek specjalistycznych tj. administratorów sieci. Wytyczne takie są również użyteczne przy ujednolicaniu możliwości i szans pracowników sieci poprzez lansowanie środowisk programowych identycznych jak te, na których prowadzone są szkolenia.

Po dokonaniu wyboru systemu organizacyjnego zarządzania oprogramowaniem należy jeszcze omówić zarządzanie stacjami roboczymi pracowników. Jest to problem wielu bibliotek. Najczęściej mamy do czynienia z sytuacją gdy raz przekazany sprzęt tkwi w miejscu jego postawienia aż do "naturalnej śmierci". Jest to zjawisko bardzo niekorzystne i świadczące o braku koncepcja jego prawidłowego wykorzystania. Oczywiście podczas procesu decyzyjnego musimy stosować się do wcześniej przyjętych kryteriów ocen lecz ważną sprawą jest również wybór modelu wg jakiego będziemy podejmować decyzje:

  1. Model dynamiczny - wg potrzeb biblioteki. Dla jego wprowadzenia niezbędne jest przeprowadzenie serii badań potrzeb użytkowników, analizy możliwości lokalowych i finansowych oraz oczekiwań ze strony władz zwierzchnich. Następnie przygotowujemy plany rozwoju uwzględniające harmonogramy szkoleń personelu. Po ich zrealizowaniu dokujemy zakupów sprzętu i oprogramowania oraz przystępujemy do jego wdrożenia.
  2. Model statyczny - wg możliwości pracowników. Metoda prostsza, lecz umożliwiający tylko i wyłącznie przetrwanie. Pracownicy są kierowani do zadań w miarę ich powstawania a podstawowym kryterium są umiejętności posiadane w chwili powstania potrzeby. Kierowanie to pozostawia ich przynajmniej w częściowej próżni i uniemożliwia racjonalne wykorzystanie ich potencjału.

Modele te oczywiście rzadko występują w czystych formach, lecz proporcja ich wykorzystania decyduje o sile i ekspansywności biblioteki. Wg moich ocen po uwzględnieniu spraw ludzkich biblioteki naukowe powinny stosować metodę dynamiczną przynajmniej w 80-90%.

Oczywiście dla zapewnienia prawidłowego zarządzania zasobami ludzkimi musimy równocześnie prawidłowo gospodarować zgromadzonym majątkiem trwałym. I tak niezbędne jest prowadzenie następujących prac:

Kolejnym problemem techniczno-organizacyjnym jest sprawne zarządzanie siecią komputerową stanowiącą w chwili obecnej jeden z głównych pni nerwowych nowoczesnych bibliotek naukowych. Rozwój technologii aktywnych urządzeń sieciowych warunkuje systemy projektowania i budowania sieci komputerowych. Najważniejszym warunkiem technicznym dnia dzisiejszego jest konieczność zapewnienia osobnego gniazda dla każdego urządzenia podłączanego do sieci. Rodzi to problem planowania stopnia nadmiarowości połączeń dla pomieszczeń różnych kategorii. Przyjęcie nieprawidłowych algorytmów projektowania determinuje konieczność wykonywania kosztownych uzupełnień lub występowanie równie kosztownych inwestycji, które niestety przez długie okresy czasu nie akumulują się. Drugi problem to konieczność ciągłej modernizacji urządzeń aktywnych powiązana z problemami zapewnienia odpowiedniej szybkości kanałów transmitujących dane. Dla zapewnienia optymalnych warunków eksploatacyjnych projekt i wykonawstwo sieci szkieletowej musi być prowadzone tak by umożliwić, jak w przypadku komputerów rotację urządzeń aktywnych. Umożliwia nam to przeznaczanie znacznie mniejszych funduszy na cykliczne modernizacje sieci a nie częste kompleksowe wymiany sprzętu i okablowania.

Podobne założenia należy również stosować do systemów łączności eksploatowanych na terenie biblioteki. Należą do nich

Te same kryteria należy również stosować do innego nie mniej ważnego wyposażenia technicznego. Do najważniejszych jego elementów zaliczamy:

Oczywiście wszystkie kryteria dotyczące kolejnych etapów postępowania przy planowaniu, zakupach i wdrożeniach dotyczą również wszystkich pozostałych wymienionych powyżej grup sprzętu.

Myślę, że komunikat ten powinien stać się uzupełnieniem i rozwinięciem pozostałych wystąpień naszej konferencji omawiających inne aspekty zarządzania bibliotekami. Gdyby podobny sposób myślenia stał się powszechny co umożliwiłoby to znaczną minimalizację kosztów funkcjonowania bibliotek naukowych.

EBIB: Materiały konferencyjne, nr 1
    A. Koziara: Zarządzanie zasobami technicznymi biblioteki Uniwersytetu Śląskiego.
    http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/atr/koziara.html